การ ที่บริษัทฯ กำหนดให้พนักงานต้องเดินทางไปปฏิบัติงานในต่างจังหวัด หรือไปต่างประเทศ โดยให้ได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงเพื่อใช้จ่ายค่าอาหารและค่าเครื่องดื่มนั้น มักมีคำถามว่า เงินค่าเบี้ยเลี้ยงนี้จะถือเป็นเงินได้พึงประเมินของพนักงานหรือไม่  และต้องนำมารวมคำนวณ  เพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือไม่

         ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง ที่พนักงานได้รับเนื่องจากการเดินทางไปปฏิบัติงานในต่างจังหวัดหรือไปต่างประเทศ จะได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจะต้องเป็นไป ตามมาตรา42 (1) แห่งประมวลรัษฎากรประกอบกับคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538 เรื่อง ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา กรณีค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ลงวันที่ 26 ธันวาคม   พ.ศ. 2538 ดังนี้ คือ 

         1.กรณีค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่พนักงานได้รับเนื่องจากการเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ในประเทศหรือต่างประเทศเป็นครั้งคราว ที่จะได้รับยกเว้นให้ไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา จะต้องเข้าลักษณะดังนี้ 

         (1) ต้อง เป็นค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางซึ่งบุคคลดังกล่าวได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำ เป็นเฉพาะในการที่จะต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการ นั้น 

         (2) ใน กรณีบุคคลดังกล่าวได้รับเบี้ยเลี้ยง ในอัตราไม่เกินอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงสุดที่ทางราชการกำหนดจ่ายให้แก่ข้าราชการ ตามหลักเกณฑ์การเบิกจ่ายในลักษณะเหมาจ่าย ให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงซึ่งบุคคลดังกล่าวได้ จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตน และได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น โดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์

         ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการพ.ศ.2550ซึ่งเป็นอัตราเหมาจ่ายแยกเป็น2กรณีคือ
ก. ค่าเบี้ยเลี้ยงในประเทศข้าราชการเบิกได้สูงสุดไม่เกินวันละ240บาท
ข. ค่าเบี้ยเลี้ยงไปต่างประเทศ ข้าราชการเบิกได้สูงสุดไม่เกินวันละ 3,100 บาท

         (3) ในกรณีบุคคลดังกล่าวได้รับค่าเบี้ยเลี้ยง   ในอัตราเกินกว่าอัตราค่า  เบี้ยเลี้ยงตาม (2) และ บุคคลดังกล่าวไม่มีหลักฐานมาพิสูจน์ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น เฉพาะในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น ให้ถือว่าค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวเป็นค่าเบี้ยเลี้ยง ซึ่งบุคคลนั้นได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเพียงเฉพาะในส่วนที่ไม่เกิน อัตราตาม (2)

         ใน การเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ดังกล่าว จะต้องมีหลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานหรือนอก สถานที่ จากนายจ้างหรือผู้จ่ายเงินได้โดยต้องระบุลักษณะงานที่ทำ และระยะเวลาในการปฏิบัติงานตามหน้าที่แล้วแต่กรณีด้วย

          นอกจากนี้ การออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ของพนักงานนั้น ต้องไม่ได้ออกไปเป็นประจำ จึงจะเข้าหลักเกณฑ์การยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และ (1) ข้าง ต้น เช่น พนักงานขายต่างจังหวัดต้องไปขายสินค้าต่างจังหวัดทุกเดือน และได้รับเบี้ยงเลี้ยงเป็นประจำทุกเดือนเช่นนี้ ถือเป็นเงินได้ของลูกจ้างตามมาตรา 40 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ไม่ได้รับสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้ จะได้รับสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้ต่อเมื่อเป็นครั้งคราวเท่านั้นไม่ออกไปเป็น ประจำ เช่น พนักงานต้องออกไปติดตั้งเครื่องจักรให้กับลูกค้า ออกไปซ่อมแซมสินค้าให้กับลูกค้า อย่างไรก็ดีสิทธิยกเว้นจะต้องเข้าหลักเกณฑ์ใน (2) ด้วย

          HR จะ ต้องระบุไว้ในระเบียบให้ชัดเจนว่า ค่าเบี้ยเลี้ยงที่จ่ายให้พนักงานนั้นเป็นค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ถ้าค่าใช้จ่ายนั้นๆ สามารถแยกประเภทได้ ควรกำหนดแยกไว้ต่างหาก ไม่ควรนำค่าใช้จ่ายทุกอย่างไปรวมเป็นเบี้ยเลี้ยง เช่น ค่าซักรีดเสื้อผ้า ค่าโทรศัพท์ติดต่องาน ค่ารถโดยสารประจำทาง เป็นต้น ควรกำหนดให้แนบเอกสารหลักฐาน ใบเสร็จรับเงิน หรือตั๋วเดินทาง บางบริษัทกำหนดค่าอาหารแยกเป็น 3 มื้อ เช้า กลางวัน และเย็น (เบี้ยเลี้ยงจากน้อยไปหามาก ไม่เท่ากัน) มี Hardship allowance มีNight move allowance แยกประเภทต่างหาก จะได้ไม่ถูกนำเอาเบี้ยเลี้ยงทั้งหมดไปรวมเพื่อคำนวณเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ที่มา :  คำสั่งกรมสรรพากร ที่ ป. 59/2538

เครดิต  http://www.oknation.net/blog/Smartlearning/2010/09/22/entry-1