พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 5 บัญญัติว่า “ค่าจ้าง”  หมายความว่า เงินที่นายจ้าง และลูกจ้างตกลงกันจ่ายเป็นค่าตอบแทนในการทำงานตามสัญญาจ้างสำหรับระยะเวลาทำ งานปกติเป็นรายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือระยะเวลาอื่น หรือจ่ายให้โดยคำนวณตามผลงานที่ลูกจ้างทำได้ในเวลาทำงานปกติของวันทำงาน และให้หมายความรวมถึงเงินที่นายจ้างจ่ายให้แก่ลูกจ้างในวันหยุด และวันลาที่ลูกจ้างมิได้ทำงานแต่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับตามพระราชบัญญัตินี้
          HR จะต้องทำความเข้าใจว่า เงินที่กำหนดจ่ายให้ลูกจ้าง โดยมีชื่อเรียกต่างๆนาๆนั้น เป็นค่าจ้างหรือไม่  เพื่อจะได้กำหนดค่าชดเชยและจ่ายเงินสมทบประกันสังคมได้ถูกต้อง (พรบ.ประกันสังคม 2533 กำหนดเรื่องค่าจ้างในมาตรา5 มีข้อความคล้ายๆกัน ) ดังนั้น  องค์ประกอบของค่าจ้าง  มีดังนี้               

 1)เป็นเงินที่นายจ้างตกลงจ่ายให้แก่ลูกจ้างตามสัญญาจ้างแรงงาน       

 2)นายจ้างจ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานของลูกจ้าง               

 3)สำหรับการทำงานในเวลาปกติของวันทำงาน

          ทั้งนี้  ต้องเป็นเงินของนายจ้าง  ถ้าเป็นเงินทิปของลูกค้า ที่นายจ้างนำมาเฉลี่ยจ่ายให้ลูกจ้าง ไม่ถือว่าเป็นค่าจ้าง และต้องจ่ายเพื่อตอบแทนการทำงาน  ดังนั้น เงินที่นายจ้างจ่ายไม่ใช่เป็นการตอบแทนการทำงาน ไม่ถือว่าเป็นค่าจ้าง มีตัวอย่าง ดังต่อไปนี้

1)จ่ายเพื่อเป็นสวัสดิการ หมายถึง นายจ้างจ่ายเงินเพื่อช่วยเหลือลูกจ้างในด้านต่างๆ เช่น ค่าอาหาร ค่าเครื่องแบบ ค่าพาหนะ ค่าเช่าที่พัก ค่ารักษาพยาบาล ค่าเลี้ยงดูบุตร ค่าเล่าเรียนบุตร เงินฌาปนกิจศพ ค่าคลอดบุตร ค่าประกันอุบัติเหตุ เงินโบนัส ค่าภาษี ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้าค่าโทรศัพท์ เป็นต้น 

2)จ่ายเพื่อจูงใจลูกจ้างให้ทำงานมากกว่ามาตรฐานปกติ                        

3)จ่ายเพื่อให้ลูกจ้างออกจากงาน เช่น ค่าชดเชย สินจ้างแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า   ค่าเสียหายเลิกจ้างไม่เป็นธรรม ค่าเสียหายฐานเลิกจ้างที่เป็นการกระทำอันไม่เป็นธรรม หรือค่าเสียหายที่ผิดสัญญาจ้าง 

4)จ่ายเพื่อทดแทนเงินหรือสิ่งที่ลูกจ้างจ่ายไป เช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าทางด่วน    เป็นต้น                     

5)จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานนอกเวลาหรือเกินเวลาในวันทำงานเป็นค่าล่วงเวลา           

6)จ่ายเพื่อตอบแทนการทำงานนอกเวลาหรือเกินเวลาในวันหยุดเป็นค่าล่วงเวลาในวันหยุด

7)ค่าจ้างที่ได้โดยไม่ต้องทำงานได้แก่                             

 7.1)เงินที่นายจ้างจ่ายให้แก่ลูกจ้างในวันหยุดและวันลา                 

 7.2)ลูกจ้างไม่ได้ทำงานแต่ลูกจ้างมีสิทธิได้รับตามกฎหมาย                       

 7.3)ค่า จ้างในวันหยุด เช่น ลูกจ้างรายเดือนได้ค่าจ้างในวันหยุดประจำสัปดาห์ ลูกจ้างรายวัน รายชั่วโมง และลูกจ้างตามผลงานได้ค่าจ้างในวันหยุดตามประเพณี  หรือวันหยุดพักผ่อนประจำปี  เป็นต้น     

8)ค่าจ้างในวันลา เช่น ลาป่วยปีละไม่เกิน 30 วันทำงาน ลาเพื่อคลอดบุตรไม่เกินครรภ์ละ 45 วัน เป็นต้น

          ทั้งนี้  เงินที่จ่ายเพื่อเป็นสวัสดิการ  เพื่อจูงใจลูกจ้าง ข้างต้น  จะ ต้องไม่ใช่การจ่ายให้เป็นการประจำแบบไม่มีเงื่อนไขในการจ่าย หรือเป็นการจ่ายโดยไม่คำนึงถึงประโยชน์ที่ลูกจ้างจะนำไปใช้ เช่น เบี้ยขยัน ถ้าจ่ายให้พนักงานทุกคน  ได้รับเบี้ยขยันเป็นประจำเดือนละ 500 บาท ถือว่าเบี้ยขยันเป็นค่าจ้าง   ค่าน้ำมันรถถ้าเป็นการเหมาจ่าย ไม่ต้องแสดงใบเสร็จรับเงิน ได้รับเงินเท่าๆ กันทุกเดือน ถือว่าค่าน้ำมันรถเป็นค่าจ้างเช่นกัน   เป็นต้น

          ดังนั้น HR ต้องมีประกาศหรือระเบียบกำหนดเงื่อนไขว่า การจ่ายเงินเพื่อเป็นสวัสดิการหรือเงินเพื่อการจูงใจมีข้อกำหนดอย่างไร ใครที่จะได้รับ จะต้องปฏิบัติอย่างไร แสดงเอกสารหรือหลักฐานอะไรบ้าง กรณีใดบ้างที่จะไม่ได้รับเงินดังกล่าว เช่น เบี้ยขยัน จะต้องไม่มาทำงานสาย ไม่ลากิจ ไม่ลาป่วย ไม่ขาดงาน ยกเว้นการใช้วันหยุดพักผ่อนประจำปี เป็นต้น เพื่อให้เกิดความชัดเจนและมีหลักฐานในการยืนยันกับหน่วยงานราชการ     

          ถ้าเงินใดถือว่าเป็นค่าจ้าง  HR มีหน้าที่ต้องนำเงินนั้นๆ ไปบวกเพิ่มเพื่อใช้คำนวณในการจ่ายเงินสมทบให้กับสำนักงานประกันสังคมต่อไป และมีเรื่องที่ HR ต้องระมัดระวังอีกเรื่อง ก็คือ เงินนั้นถือเป็นรายได้ที่ต้องคำนวณภาษีเงินได้หรือไม่ เพราะปัจจุบันทางกรมสรรพากรมีแนวโน้มที่จะขยายฐานภาษี โดยการตรวจสอบว่าพนักงานมีรายได้อื่น ที่ไม่ใช่สวัสดิการหรือไม่ โดยจะได้นำเสนอในโอกาสต่อไป

เครดิต  http://www.oknation.net/blog/Smartlearning/2010/09/21/entry-1